De klokkenluidersregeling van Advema Administratie B.V. waarborgt dat personen van buiten onze organisatie, aan ons verbonden personen of werkzame personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden aan de orde kunnen stellen.
Deze klokkenluidersregeling is geldig naast onze klachtenregeling. Het verschil tussen de klachtenregeling en de klokkenluidersregeling hangt samen met het feit dat gebruik van de klokkenluidersregeling op basis van anonimiteit plaatsvindt, tenzij de melder Advema Administratie B.V. ontheft van haar geheimhoudingsplicht.
Reikwijdte
Deze klokkenluidersregeling heeft betrekking op de volgende situaties:
– Handelingen die leiden tot strafbare feiten door Advema Administratie B.V. of onze medewerkers;
– Alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet- en regelgeving door Advema Administratie B.V. of onze medewerkers;
– Alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door Advema Administratie B.V. of onze medewerkers;
– (Dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s dan wel leidinggevenden;
– (Dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie;
– En verder alle situaties die naar de mening van een melder voor melding aan de vertrouwenspersoon in aanmerking komen.
Procedure
Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid deze te melden aan de vertrouwenspersoon. De melder kan zich wenden tot Stan Kopmels (stan@advema-administratie.nl) of centraal via info@advema-administratie.nl. Indien de melder om bepaalde redenen niet bij Advema Administratie B.V. wil melden, dan kan de melder er tevens voor kiezen zijn melding voor te leggen aan het Huis voor Klokkenluiders.
De schriftelijk in het Nederlands ingediende melding wordt ondertekend door de melder en moet tenminste het volgende bevatten:
a. De naam en contactgegevens van de melder;
b. Indien van toepassing de naam van de medewerker van Advema Administratie B.V. waar de melding betrekking op heeft;
c. Een omschrijving van de gedraging waartegen de melding is gericht;
d. De gewenste oplossing vanuit het perspectief van de melder voor afwikkeling van de melding;
e. De dagtekening en uw handtekening;
f. Een vermelding of de melding wel of niet onder de geheimhoudingsplicht valt.
Een melding welke niet aan bovenstaande inhoudelijke vereisten voldoet kan niet in behandeling worden genomen. De melder krijgt de gelegenheid om het verzuim te herstellen binnen vier weken na de schriftelijke inkennisstelling van het verzuim.
Binnen zeven dagen na ontvangst van de melding, ontvangt de melder een schriftelijke ontvangstbevestiging. Bij de ontvangstbevestiging wordt vermeld de:
a. Datum waarop de melding is ontvangen;
b. Afhandelingstermijn;
c. Verdere procedure;
d. Contactgegevens van de contactpersoon;
e. Mogelijkheid te worden gehoord of daarvan af te zien.
De vertrouwenspersoon van Advema Administratie B.V. stelt de melder en de medewerker op wiens gedraging de melding betrekking heeft in de gelegenheid te worden gehoord. Van het horen wordt een verslag gemaakt.
Binnen drie maanden na verzending van de schriftelijke ontvangstbevestiging wordt aan de melder informatie verstrekt over de beoordeling en (zover van toepassing) de opvolging van de melding. Indien deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de vertrouwenspersoon schriftelijk de melder hierover en geeft de vertrouwenspersoon aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afwerking van diens melding. De afhandeling kan vervolgens voor ten hoogste vier weken worden verdaagd.
De vertrouwenspersoon van Advema Administratie B.V. draagt zorg voor de registratie van de ingediende meldingen.
Vertrouwelijkheid
Uiteraard zal zorgvuldig, vertrouwelijk en onder geheimhouding met de ontvangen informatie worden omgegaan. Om redenen van vertrouwelijkheid, privacy en de wettelijke rechten van alle betrokkenen is het niet mogelijk om alle details van (de uitkomst van) de melding (of daarmee samenhangende ondernomen acties) te delen. Advema Administratie B.V. garandeert dat een melding van haar medewerker op grond van deze klokkenluidersregeling, op geen enkele wijze van negatieve invloed zal zijn op het functioneren binnen Advema Administratie B.V., dan wel op het carrièreperspectief van de meldende medewerker.